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Se c’è brutto tempo ti cancello

Tra poco scavalleremo l’inverno e la “maledettaprimavera” sarà croce e delizia di molti albergatori: l’incertezza del meteo ci catapulterà nel mondo dell’annullamento.


Sebbene da diversi anni i clienti si sono abituati alle cancellation policy ancora qualcuno contesterà l’addebito.
Rimborsabili, non rimborsabili, cancellazioni gratuite, no-show sono le parole dei prossimi mesi, dove il tempo incerto e ballerino farà saltare i nervi al ricevimento e ai clienti.


A questi si aggiungono le pratiche di molti utenti e non da ultimo i cambiamenti di programma di ogni individuo.
A rincarare la dose c’è senza dubbio il magico mondo del meteo: previsioni lanciate da radio e TV possono di botto ribaltare il nostro on the book.
Se per gli alberghi di città, con vocazione business il problema non si pone – le attuali politiche di cancellazione a 24-48 ore prima della data di arrivo – sono oramai perfettamente in linea con i soggiorni medi di circa una notte.


L’addebito per no-show è normalmente accettato ed è anche favorevole rispetto all’albergatore, in quanto i soggiorni medi si aggirano intorno all’1,6 di soggiorno medio.


Ma se parliamo di leisure e di soggiorni più lunghi allora il problema è davvero complesso. Una policy di 48 ore prima per soggiorni più lunghi (ad esempio una settimana) risultano davvero molto sfavorevoli per l’albergatore: di fatto a fronte di una cancellazione una sola notte viene pagata mentre le restanti sei dovranno essere rimesse in vendita.
La cancellation policy diventa quindi un elemento da “tracciare” per poter settare la vendita in modo adeguato.

In MyForecast RMS abbiamo introdotto un sistema che effettua il monitoraggio delle condizioni atmosferiche e trattiene anche le informazioni relative agli anni precedenti, relative al tempo.

Ma questo è sufficiente? Ovviamente no.
L’indicazione del meteo diventa una ulteriore informazione disponibile in fase di revisione delle tariffe, ma nulla potrà garantire le strutture rispetto agli annullamenti dell’ultimo momento.
L’ideale sarebbe tracciare le cancellazioni lastminute per canale, privilegiando con cancellation policy migliorative solo quei canali che mantengono questo indice a livelli accettabili.


Non sono pochi gli utenti – o clienti – che per effetto di una buona cancellation policy prenotano più risorse e più date riservandosi sono last minute di confermare – o meglio cancellare quelle che non rispondono le loro esigenze falsando totalmente i dati dell’on the book.
Questo ulteriore tracciamento ci permette anche di implementare un’attività di overbooking controllato, trasformando il tasso di annullamento in vantaggio verso la vendita.


Del resto, una volta esisteva negli alberghi una waiting list: lavorando con qualche camera in più sulle date che statisticamente hanno tassi di annullamento consolidati è possibile offrire contingenti di camere più alti al fine di riempire in automatico le cancellazioni e gli annullamenti dell’ultimo momento.


Si sa, l’overbooking è sempre in agguato e spesso non è contemplato e mal gestito; allora meglio lavorare di anticipo su alcune date dove è quasi certo che questo potrà portare dei benefici rispetto al fatturato.

Tina Ingaldi

Sales Manager MyForecast RMS